Wat is onboarding en waarom zou je het moeten doen?

Onboarding - de eerste werkweken

Leestijd: 6 minuten

Door: Mirjam Aarts

Onboardingoftewel het inwerktraject voor nieuwe medewerkers, speelt een belangrijk rol in hoe een nieuwe medewerker zijn/haar weg vindt binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de eerste werkdag, maar ook aan de eerste weken daarna. Waar kun je de informatie vinden die je zoekt? Hoe gaan bepaalde processen eigenlijk? En bij wie kun je terecht met vragen? Hoe beter de onboarding, hoe fijner de start van een nieuwe medewerker verloopt én hoe groter de kans dat deze medewerker zich verbonden voelt met de organisatie.

Waarom is onboarding belangrijk voor bedrijven?

doeleinden onboardingOnboarding is van belang voor de nieuwe medewerker, maar ook voor de rest van jouw organisatie is een effectieve onboarding van toegevoegde waarde. Het inwerktraject is voor de hele organisatie dé kans om een goede eerste indruk te maken op werknemersHet doel is om de werknemer zich welkom te laten voelen en zo soepel mogelijk productief aan het werk te krijgen. Onboarding is belangrijk voor het verbinden van de nieuwe werknemer, waarbij aandacht is voor het overdragen van de visie, missie en het doel van de organisatie.

De 5 C’s van onboarding

Voor het ontwerpen van jouw onboarding, kun je gebruik maken van de 5 C’s: compliance (overeenstemming), clarification (verduidelijking), culture (cultuur), connection (connectie) en check back (controleren). Deze 5 begrippen vormen de basis van het inwerkprogramma en zorgen ervoor dat alle doeleinden van de onboarding worden bereikt. De 5 C’s van onboarding worden hieronder toegelicht.

Compliance

compliance onboarding

Zodra een nieuwe medewerker start moeten er verschillende zaken worden geregeld. Denk bijvoorbeeld aan het invullen van papieren, zoals een contract, en het regelen van een computer, telefoon en werkplek. Dit valt onder compliance. Zorg ervoor dat tijdens de onboarding voldoende aandacht wordt besteed aan compliance. Onder compliance valt ook alle informatie die de nieuwe medewerker nodig heeft op het gebied van het beleid en de procedures binnen de organisatie. Het doel van compliance is dat de nieuwe medewerker beschikt over de basiskennis en op de hoogte is van hoe de organisatie in elkaar zit. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe collega op een prettige manier kan starten en weet wat de juiste manier van handelen is.

Clarification

Maak duidelijk wat de rol is van de nieuwe medewerker en wat de verwachtingen zijn. Door vooraf duidelijk te maken wat

cultuur van de organisatie

je van een nieuwe medewerker verwacht, weet de medewerker waar hij/zij aan toe is en kan hierop worden geanticipeerd. Het gaat tijdens de onboarding niet alleen om de verwachtingen van de werkgever van de nieuwe medewerker, maar ook andersom. Wat verwacht de nieuwe medewerker van de organisatie? En wat heeft hij/zij nodig? Wat zijn de individuele doelstellingen? Door dit al in een vroeg stadium vast te stellen, kun je de begeleiding hierop laten aansluiten. Bespreek tijdens de onboarding ook welke gesprekken er zullen plaatsvinden. Plan bijvoorbeeld alvast een evaluatiegesprek in en leg uit wanneer het functioneringsgesprek zal zijn. Zijn er bepaalde competenties waar een medewerker op wordt beoordeeld? Deel deze dan in de eerste weken, zodat de nieuwe medewerker goed op de hoogte is.

Culture

Missie en visie

De cultuur van een organisatie wordt gevormd door de missie, visie en waarden. Om de nieuwe medewerker op de hoogte te brengen en mee te laten varen op deze cultuur, is het belangrijk dat er tijdens de onboarding genoeg tijd wordt besteed. Zorg ervoor dat de missie, visie en waarden met de nieuwe medewerker worden gedeeld. Denk daarbij ook aan de geschiedenis van het bedrijf. Hoe is het allemaal begonnen? Welke belangrijke gebeurtenissen hebben er plaatsgevonden? Door dit te delen tijdens de onboarding begrijpt de nieuwe

Onboarding focus

Onboarding tijdlijn

medewerker waarom de dingen worden gedaan zoals ze worden gedaan en met welk doel dat gebeurt.

Connection

Het sociale aspect speelt tijdens de onboarding een grote rol. Moedig werknemers aan om persoonlijke relaties op te bouwen en te netwerken met anderen. Wanneer een medewerker veel connecties legt binnen het bedrijf, kan de medewerker makkelijker de juiste experts vinden. Deze connecties zorgen ervoor dat kennis gemakkelijker te vinden is en problemen of vragen sneller worden opgelost. Tijdens de onboarding is het daarom handig om een buddy aan te wijzen, waar een nieuwe medewerker aan gekoppeld wordt. Zo is de eerste connectie al gemaakt en voelt de medewerker zich welkom. Of je nu veel of weinig medewerkers hebt, het is belangrijk om voldoende mogelijkheden te bieden om sociale contacten aan te gaan. Denk hierbij aan werkgroepen tussen verschillende afdelingen of gezamenlijke koffiemomenten.

Check back

Is de onboarding voorbij? Verlies een nieuwe medewerker niet uit het oog. Plan alvast een aantal gesprekken in om stil te staan bij hoe het gaat met de nieuwe medewerker. Het wordt aangeraden na 30, 60 en 90 dagen een contactmoment in te plannen. Vergeet ook niet zo nu en dan zelf even stil te staan bij hoe de onboarding eruitziet. Wat gaat er goed tijdens het inwerktraject? Waar liggen de verbeterpunten? Win hierover informatie in van medewerkers die net zijn gestart of al een aantal weken bij jouw organisatie werken. Wat vonden zij van de onboarding? Wat hebben ze gemist? Pas vervolgens het inwerktraject aan indien nodig. Tot slot is het van belang dat je de informatie die je tijdens de onboarding deelt up-to-date houdt. Dit zijn de 5 C’s van onboarding.

Tips voor effectieve onboarding

Tijdens de onboarding wordt veel informatie overgebracht op een nieuwe medewerker. Van de namen van de collega’s, tot de missie en visie van de organisatie. Denk ook aan trainingen over de verschillende softwareprogramma’s en alle diensten en producten die de organisatie biedt. Ondanks dat al deze informatie ontzettend belangrijk is, werkt het niet motiverend om je personeel te overdonderen. De nieuwe medewerker kan de informatie namelijk nooit allemaal in één keer onthouden. Om te voorkomen dat de medewerker gedemotiveerd raakt, kan het onboarding proces worden opgedeeld in 3 fases:

  1. Pre-boarding
  2. De eerste werkweken
  3. Van onboarding naar integratie

Pre-boarding

Pre-boarding is de tijd tussen de het tekenen van het contract en het moment waarop de werknemer daadwerkelijk bij jouw bedrijf aan de slag gaat. Deze periode kun je goed gebruiken om de nieuwe medewerker alvast kennis te laten maken met jouw bedrijf. De nieuwe medewerker verschijnt daardoor enthousiast en goed voorbereid op de eerste werkdag. Maar hoe doe je dit op een effectieve manier? Hieronder een aantal tips:

  1. Verwelkom de nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag
    Stuur een leuke boodschap waarin jullie de nieuwe medewerker welkom heten. Dit kan al met een kaartje, een leuke videoboodschap of een bos bloemen. Laat je huidige medewerkers de nieuwe aanwinst een uitnodiging sturen op LinkedIn met een welkomstboodschap erbij!Pre-boarding
  2. Wees helderCommuniceer van tevoren over wanneer de nieuwe medewerker start en hoe deze dag eruit ziet. Wat moet de nieuwe werknemer meenemen? Hoe laat moet hij/zij aanwezig zijn? Moeten er van tevoren nog dingen geregeld worden?
  3. Zet digitale pre-boarding in
    Geef je nieuwe medewerker alvast de kans om het bedrijf en het beleid te leren kennen voor de eerste werkdag begint. Maak bijvoorbeeld gebruik van een e-learning om de gedragscode en de visie van het bedrijf over te brengen. Of gebruik virtual reality om de nieuwe medewerker alvast een rondleiding te geven door het gebouw. Door dit al voor de eerste werkdag door te nemen, heeft de medewerker tijdens de echte onboarding meer ruimte voor andere informatie. Daarnaast voelt deze medewerker zich al eerder betrokken bij de organisatie.

De eerste werkweken

De eerste werkdag bij een nieuwe organisatie is leuk, maar brengt vaak ook gezonde spanning met zich mee. Zorg er daarom voor dat een nieuwe medewerker warm wordt ontvangen door het team. De nieuwe medewerker wordt nu ondergedompeld in de organisatie. Zorg dat je je nieuwe aanwinst niet laat spartelen of zelfs verdrinken! Maak de eerste werkdag en de daaropvolgende werkweken zo prettig mogelijk met de volgende tips:

  1. Wijs een buddy toe
    Een buddy, of mentor, geeft de nieuwe medewerker aandacht en zorgt ervoor dat hij/zij altijd ergens terecht kan met vragen. De buddy kan op een formele en informele manier in gesprek gaan met de nieuwe medewerker. Bijvoorbeeld om bepaalde dingen uit te leggen of om te informeren hoe het allemaal gaat. Kies niet zomaar een buddy! Zorg dat de buddy het zelf ook leuk vindt om mentor te zijn van een nieuwe medewerker. Kies daarnaast voor iemand waarvan jeOnboarding - de eerste werkwekendenkt dat hij/zij raakvlakken heeft met de nieuwe collega.
  2. Zorg voor een plek waar alle informatie staat opgeslagen
    Niets is vervelender dan lang te moeten zoeken naar informatie. Om je nieuwe medewerker dit te besparen, is het prettig om alle informatie op te slaan op een centraal punt. Dit kan een handboek zijn, een gedeelde map op de computer of een website zoals intranet of een leermanagementsysteem (LMS). Vergeet niet om de nieuwe medewerker hierover te informeren!
  3. Gebruik online tools
    De huidige technologie maakt het steeds makkelijker om een blended onboarding te ontwikkelen. Blended leren houdt in dat je verschillende online en offline leeroplossingen combineert. Met blended leren vergroot je het leerrendement en maak je de onboarding dus effectiever. Gebruik bijvoorbeeld instructievideo’s om een bepaald programma/bepaalde software uit te leggen of maak gebruik van e-learning om de werknemer support te bieden bij bepaalde processen.

Van onboarding naar integratie

Je nieuwe medewerker is inmiddels al een paar weken aan het werk. De nieuwe collega is ingewerkt en heeft de buddy steeds minder nodig. Het is belangrijk dat je ook na de onboarding aandacht blijft geven aan de nieuwe werknemer. Alleen onboarding is namelijk niet genoeg! De medewerker wil graag geïntegreerd worden in het bedrijf en zich onderdeel voelen van jouw organisatie. Laat je medewerker niet verdrinken in de organisatie. Maak gebruik van reflectiemomenten en één-op-één gesprekken om te blijven monitoren hoe het gaat.

Onboarding integratie

Geef jouw onboarding aandacht!

Zodra je een nieuwe medewerker hebt gevonden en het contract is getekend, zit jouw werk er dus nog niet op. Om een medewerker aan jouw organisatie te binden en te behouden is effectieve onboarding heel belangrijk. Je krijgt maar één keer de kans voor een eerste indruk, dus zorg ervoor dat deze positief is. Wil je meer tips voor een effectieve blended  onboarding? Download de whitepaper of vraag een gratis adviesgesprek aan.

Interessant? Kom koffie drinken!

Spreekt dit blog je aan? Wij bespreken graag jouw e-learning wensen in een (online) adviesgesprek. Zo komen we samen tot de ideale leeroplossing.

Plan meteen een afspraak in onze agenda.

Aan het werk met een LMS

Gerelateerde berichten